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解析印包业ERP
这是一个在印刷领域奋斗了八年的印刷行业信息化管理推广者的看法和见解。文章包括三个部分：印包业亟待印包业的ERP；我们应该对印包ERP抱什么期望？印包ERP选型注意事项……
这些文章也许能对尚不了解ERP和打算使用ERP的行业人士有所帮助……
什么是ERP？
ERP，是三个英文单词Enterprise Resourse Plan的缩写，意思是企业资源计划。ERP源起于西方制造业，其使命是利用电脑等信息工具，按照科学的工作流程，采集企业各方面资源信息，通过对这些信息的继承，处理，对比，分析等，提高企业的工作效率，堵塞管理漏洞，减少忘事误工大意等差错，从而达到挖掘潜能，扩大收入，降低成本，增加利润的目的。
自开始推广之日起，ERP就一直处于行业化的演变之中。具体到印包业，简单说来，与制造业ERP之最大不同处就是制造业以BOM，即物料清单为数据流的起点和成本核算的中心。订货数量一旦产生，该订单的物料需求计划即自动生成。而印包业不是这样，因为印包业的不同订单在用料和工艺上的要求经常是不一样的，不存在标准的BOM，如果套用传统ERP的设计理念，即以BOM为中心，用户就需要日复一日的建立大量的BOM，并且常常需要修改BOM数据，这种工作量是很大的，使用起来也是很麻烦的，违背了ERP提高效率的初衷。因此，印包业需要适合本行业的ERP。
众所周知，印刷行业已经进入了微利时代。在2000年前后的行业发展阶段，大家基本都不缺活干，只要多买设备，就能增加利润；微利时代，单靠增加设备和活量就能增加利润的做法已经行不通了，如果没有精细化管理，一个活亏钱也是正常现象。这就对印刷厂的管理能力提出了较高的要求。新劳动法出台以后，国内所有公司的用人成本和风险都大大增加，对印刷这个劳动密集型行业来说影响更大。在这种形势下，靠信息化建设加强管理，靠信息化管理提高效率，降低成本，增加利润逐渐成为大势所趋，势在必行的业界共识。
我们应该对印包ERP抱什么期望？
从业多年，与很多印刷厂聊过，大家对ERP的期望有很大不同。有些希望把生产单管起来就得了，有些希望建立对各部门数据的规范的管理，有些希望借助ERP减少工作量，有些希望能借自动提醒减少差错。站在业内人士的立场，概括说来，大家对ERP的期望应该有以下四个层次：
1． 采集数据。
传统的管理方式下，印刷厂各部门的数据都保存在纸质单据上，如业务部的订单、生产部的生产单、采购的采购单、库房的入出库单等。用了ERP之后，这些单据上的信息都可以保存在软件里面，并且由于数据采集的方式不同，软件采集数据的效率和准确性都会大大提高，这些方式包括从上个流程直接提取数据、公式自动计算、下拉菜单选择等。例如在《工信印包ERP》中，生产单由订单生成，申购单由生产单生成，采购单由申购单生成，入库单由采购单生成、领料单由生产单生成、回款由订单生成。从订单、生产单、排产单、到入库单、出库单和领料单、送货单整套单据填写下来，传统手工要用一小时的活，使用ERP流程二十分钟不到就完了。
2． 数据共享
在ERP中，业务、生产、库房等部门的数据都是联动的，一个部门的最新数据会实时共享给相关的部门，例如库房出库之后，最新的库存量会实时共享给业务和生产部门；业务部填写了订单，财务部会立刻出现一笔应收款；财务部销了账，最新的欠款数会立刻共享给业务部等。
3． 控制和提醒
为了严格流程化管理，减少工作中人的主观因素；为了严格库房管理，降低材料浪费，印刷厂需要对如下环节进行严格控制：订单保存后须经审核才能开工的控制、材料出库数量不能高于生产单规定的用料数量的控制等。
为了减少沟通环节，提高效率，为了减少差错，避免忘事误事，造成损失，为了加强生产进度管理，保证按时交工，ERP需要有对如下环节的自动提示，例如客户信誉度提示、订单价格太低提示、有订单等待审核提示、审核过的订单等待生成生产单提示、开工时间迟于规定时间提示、完工时间迟于规定时间提示、物料库存过低或过高提示、待送货产品提示、员工生日提示等。
4． 辅助决策
辅助决策是ERP的最终使命，是ERP对于决策层的最大意义。除了一般软件都能提供 的期间签单总账、明细账、应收已收欠款账、应付已付未付账等等之外，印包ERP应该还能提供针对每个订单的包括材料成本、人工成本、外协成本在内的订单成本核算表，包括印刷厂各环节的产值统计表，表现每个客户的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂确定未来重点服务对象的客户价值分析表，表现每个种类印刷品的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂确定未来业务发展重点的印品价值分析表，表现每个业务员的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂全面评价业务员价值的业务员价值分析表等等。
印包ERP选型注意事项
众所周知，ERP的成功率一直是困扰用户的一个问题，很多用户费了大量的时间和精力之后仍不得不放弃投了巨资的ERP系统。笔者所在公司的现有用户中就有不少曾经上过一波两波，甚至三波四波的ERP，最后选用了《工信印包ERP》才真正实现了信息化管理。为了帮助大家在上ERP的时候少走弯路，提高成功率，减少资金和时间的投入，笔者特把从业多年的经验写出来，与大家分享。
一. 买产品还是量身定制？
由于耳闻目睹了太多的失败案例，很多用户都把量身定制作为ERP救赎的法宝。实际情况是什么呢？出乎大多数人的预料，在行业统计数据中，购买现成产品的应用成功率远比量身定制要高得多。为什么呢？因为量身定制周期长，期间需求容易变，由于先期投资限制的存在，最后软件供应商往往不胜其烦，而这时用户由于没看到效果也不愿意追加投资，结果双方都没有了往下进行的动力，只能放弃，这是其一；第二个原因是量身定制成本高，这个成本不止体现在资金投入上，还体现在时间和精力投入上。量身定制需要调研、开发、测试、试运行、发现问题、再修改，这是个循环往复的过程。同样多的功能直接用产品肯定比量身定制在时间的投入上节约很多倍。第三个原因是量身定制功能容易受限制：开发商在开发产品的时候总是尽力考虑到各类用户各类可能的应用需求，尽力采用最科学合理的流程，尽力使产品更灵活适用面更宽，而量身定制由于只需要考虑用户当时提出的需求，所有在设计开发上肯定比不上产品的灵活性。
二. 找专业厂商还是找个人？
也许不少用户都希望找个人开发实现信息化管理，找个人开发确实也有不少好处，例如可以学习很多知识，成本更低，说什么听什么等。但鉴于笔者所在公司有不少用户以前都有找个人开发的失败经历，所以笔者强烈建议用户找专业厂商合作，原因如下：
5． 专业厂商的服务和升级有保障。业内人事都知道，没有服务支持的ERP是不能用的，因为软件基于各种软硬件环境运行，一旦软硬件环境发生改变（这是很正常的，例如硬件更换，系统升级等），ERP就随时有可能发生故障，发生故障后，如果没有及时的服务，ERP就立刻就不能用，这时候，ERP应用的越深入，企业受影响就会越大。个人有自己的本职工作，不能像专业厂商一样，设有专门的售后服务部门，所以不能保证及时的售后服务，保证不了高水平较深入的ERP应用。
6． 专业厂商有现成的产品，因为不需要开发，所以成本较低。开发好的ERP对人才的要求有三个：懂计算机、懂生产、懂管理。个人往往只能满足第一个要求，为了开发ERP，印刷厂需要派人，并且往往是高层管理人员，给技术人员讲生产、讲管理，反复修改，工期长，费时费力。
7． 现成的产品久经考验，使用起来更可靠。专业厂商的产品建立在很多家印刷厂的需求之上，为了让更多的客户能够直接使用，很注重产品的灵活性和适用性。而个人开发只限于一个印刷厂的当时能想到的管理需求，在灵活性和适用性上肯定要大打折扣。
三. 技术架构的选择，B/S or C/S？
所有的管理软件在技术架构上分为B/S和C/S两种。C/S架构由于产生时间长，应用者多而居于主流，B/S架构的软件由于早期开发成本高，现在只有工商行政电信等部门和行业应用较为普遍。但B/S架构显然是未来应用的趋势，举例来说，B/S架构更方便广域网应用并且只需在服务器上安装，考虑到现在印刷厂办公场地的部署很多都是业务部在城里，厂房在郊区，还有些印刷厂在多个地区有分公司，这就必然带来异地实时管理的需求，B/S在这一点上的优势是显而易见的。而C/S架构的软件除了在服务器上安装之外，还要在每一台客户端电脑上安装。由此延伸到使用体验上，B/S架构的软件只要服务器工作正常，所有联网的电脑都能正常使用；而C/S架构的软件只要客户端程序出了问题，那个客户端电脑也不能使用软件了。从这个角度上讲，B/S的系统运行更稳定。
四. 关于单据的内容，有必要较真吗？
用户在对供应商提要求时，最常见的一个问题是“现在软件的单据与我们日常使用的单据长得不一样，能否按我们现在的样式修改？”其实这是不尽合理也是不必要的，因为现有的单据内容是适应手工管理的需要而产生的，ERP管理自有ERP管理的特点，肯定要有所调整；另外ERP产品的单据内容肯定不会完全符合任何一个印刷厂的实际，因为它不是针对某个印刷厂量身定制的，它是开发商建立在多年的印刷厂信息化管理经验，综合了很多个印刷厂的单据共性开发出来的。也许每个印刷厂在初期的使用中都不太习惯，但经过熟悉一段时间后，肯定可以使用。切记不要追求单据内容的全面，最重要的是单据内容能否灵活自定义，因为即使当时看起来是全面的，以后也可能有新情况；而只要软件有了足够的灵活性，即使以后发现内容不够用，用户自己也可以再添加。
五. 一定要考虑角色（部门）和权限的可扩展性
这是一个最容易犯错误的地方，也是导致很多ERP最终失败的重要原因之一。用户在考察ERP的时候，考虑的往往是当时的部门和当时的各部门权限，据此做出是否购买的决定。用户往往忽略了以后部门调整的方向和以后权限的分配，如果以后需要调整，而ERP没有这种可扩展性和灵活性，企业就会受制于ERP，等到不能忍受的时候，也就是ERP被放弃的时候。其实好的ERP应该允许用户自定义角色，并且允许用户自定义各角色的功能，包括对每个功能的“增加、修改、删除、查看和另存”等操作权限的自定义。
六. 软件的自动提醒功能
很多用户在对ERP的期待中都有自动提醒这个功能，但往往不清楚自己想要的提醒方式是什么样的，例如登录软件后自动弹出提醒窗口，或者需要提示的信息背景以提醒颜色显示，或者需要注意的信息用户自己可以检索出来等等。不同的提醒方式对用户带来的方便程度肯定不一样，用户要注意明确提出自己的喜好。
七. 查询功能
开发软件的时候，开发商通常会问用户一般会按照哪些条件去查询，例如对订单的查询。用户一般会告诉开发商，会按客户名称、印品名称、业务员、下单日期进行查询，然后开发商就会提供给用户以上四个查询条件。订单上往往有好几十个信息栏目，其实每个栏目都有作为查询条件的可能性，例如查询订单也有可能需要按照印品种类、订单金额的区间、欠款金额的区间、某个特定的工艺等进行查询，如果只提供了事先设定的个别查询条件，用户想按照其它条件进行查询时就不可能了。其实用户真正需要的是类似百度的那种即可以精确查询，又可以模糊查询，即可以按照数字区间查询，也可以按照日期区间查询的软件。
八. 要报表工具还是一个个既定的报表？
用户对ERP通常有四个层次的期望：采集数据、数据共享、控制和提醒、辅助决策，其中辅助决策靠的就是报表。初级的用户最喜欢的往往是一个个明确的报表，就是那些报表名称清楚，报表内容固定的报表。这样的报表有些印刷厂要求有10种，有些要求有20种，有些要求有50种，甚至更多，更多的报表肯定有更多的作用，因为任何人都不会没事找事故意给自己找麻烦。一个好的ERP不应该仅提供给用户他们提出要求的报表，而应该提供基于各部门数据的所有能够组合出来的报表。报表的意义来自横向维、纵向维和报表的内容范畴，这三个项目随意变化一个，出来的都是不同意义的报表。说白了，好的ERP的报表要允许用户自定义报表的横向维、纵向维和报表的内容，要提供给用户的是报表工具，而不是一个个定死了纵向维、横向维和报表内容的报表。